Организовать мероприятие — непростая задача. Ниже приведен список из нескольких ключевых моментов, которые вы должны иметь в виду, чтобы все прошло хорошо. Вы всегда можете доверить это дело специалистам из Paprika Event, о которых стоит разузнать более подробно.
Опишите цель и формат
Хотя это кажется довольно очевидным, важно принять во внимание тот факт, что существует критический подход к этому вопросу. Чтобы достичь желаемой цели, сформулируйте свою цель как можно конкретнее: хотите ли вы донести знания до участников; выразить благодарность партнерам; собрать средства на мероприятие или предложить гостям эстетические удовольствия?
Это будет зависеть от ответа: его концепции, сроков и продолжительности мероприятий. Формат мероприятия определяется какими факторами: его концепцией и временем, распределением ролей между членами команды; как его организовать? Планировка зала со звуковым оборудованием и питанием.
Постарайтесь не потеряться в традиционных форматах. Старайтесь не путаться со старыми форматами. Доступны форматы Unconference, PechaKucha, TED, онлайн-мероприятия и мероприятия под открытым небом. Важно помнить, что ваш формат помогает достичь цели мероприятия.
Уделите достаточное внимание планированию
Это должно включать в себя план логистики, информирования и продвижения. План должен включать логистику, содержание и продвижение мероприятия. Для всей команды создайте электронный документ, доступный всем членам этой группы. Это позволит каждому по порядку увидеть задачи других и общую картину.
Сначала вам нужно составить список основных задач, а затем конкретизировать их как можно более подробно с точки зрения конкретных действий, которые необходимо выполнить. При определении временных рамок в плане важно указать временные рамки: время, необходимое для выполнения задачи. Часто данный этап недооценивают, поэтому подготовка может быть медленной.
Дьявол кроется в деталях
Что вам нужно, чтобы удивить гостей? Все продумано до мельчайших деталей: как они регистрируются, кто и как будет приветствовать участников, какая музыка будет звучать, есть ли у вас интересная фотогалерея, как выглядели презентации и как одевалась команда, что делать во время перерывов.
Участникам может быть предложена возможность посетить короткий мастер-класс, поиграть в игры или посмотреть информационное видео при регистрации. Например, во время регистрации участникам может быть предложена возможность принять участие в таких мероприятиях, как игровой процесс или что-нибудь подобное.
Старайтесь шокировать людей и создавать вау-эффект, превосходя их в самых простых вещах. Это именно то, что создает ощущение события.
